Comment organiser un évènement dans lequel on recourt aux systèmes d’interprétation

Lorsqu’elles doivent organiser une réunion, une conférence ou un congrès auxquels vont assister des invités et des intervenants de différentes nationalités, un grand nombre d’entreprises se trouvent confrontées au “problème” de la traduction. La première chose à laquelle on pense au moment d’organiser son évènement est le lieu : on cherche une salle d’hôtel ou bien on loue un salon représentatif afin que l’évènement attire un maximum l’attention. Ensuite, on cherche des hôtesses d’accueil et on fait appel à un service traiteur si nécessaire. Et enfin, le problème de la traduction et interprétation apparait.

Si par chance on a choisi une salle spacieuse, il n’y a pas de problème ! Mais si au contraire on a choisi un espace restreint et intime, nous aurons dans ce cas un problème, car il n’y aura pas l’espace suffisant pour installer les systèmes d’interprétation. La taille de la salle est un facteur très important, puisque si l’évènement requière une interprétation simultanée, il faudra installer des cabines d’interprétation qui ont des mesures établies et standardisées. Elles peuvent en effet mesurer entre 1,60m et 3,20m de large.

Le placement de la cabine d'interprétation à l'intérieur de la salle est très important

Le placement de la cabine d’interprétation à l’intérieur de la salle est très important

De plus il faut prendre en compte le fait que les cabines ne peuvent pas être installées n’importe où, l’idéal est de les placer au fond de la salle, à l’endroit où les interprètes pourront avoir un contact visuel avec les orateurs et pourront suivre les diapositives et/ou les images qui sont projetées.

De même que les cabines d’interprétation, il faut trouver les interprètes appropriés. Chez Tridiom, nous pensons qu’il est très important de prêter une attention toute particulière aux profils des interprètes, car ils vont être la voix de votre message, et leur manière de travailler aura un impact important sur le succès ou l’échec de l’évènement. C’est pour cela qu’il convient de solliciter un devis auprès de votre agence de traduction habituelle, en indiquant les dates, lieu et surtout le thème de votre évènement. Tous les interprètes ne peuvent pas interpréter n’importe quel thème.

Une fois la question du choix des interprètes réglée, il serait utile de leur fournir toute la documentation nécessaire (même les communications si possible) avant l’évènement afin qu’ils puissent s’y rendre préparés et que de cette manière, les invités n’aient pas la sensation que l’interprète ne sait pas de quoi il parle. Il pourrait arriver que votre audience préfère se passer des casques pour écouter directement l’orateur.  Si les auditeurs font cela, l’argent investi dans l’interprétation n’aura servi à rien, alors que si les interprètes sont excellents, l’image transmise l’est aussi, et par conséquent, cet argent investi en vaudra réellement la peine !

Concernant l’aspect technique, votre agence de traduction pourra vous orienter et déterminera exactement ce qu’il vous faut : table de son, microphones sans fil, micros-cravates, projecteurs, microphones de conférence, etc.

En conclusion, nous vous recommandons de bien garder à l’esprit le fait que l’interprétation simultanée occupe un espace physique dans une salle, il faut donc bien que vous la preniez en compte au moment de choisir l’endroit où vous allez organiser votre congrès ou votre conférence.

Pour ce qui est du choix des interprètes et d’autres éléments techniques, misez sur une agence de traduction comme Tridiom, car seuls des professionnels pourront en faire une des clés du succès de votre évènement.

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