Ethische code

Gedragscode en Aansprakelijkheid TRIDIOM, S.L.

Responsabilidad Social Corporativa

Code
P-08.04

Editie 02
Datum 01/04/20

Doel van de code 

De Gedragscode van TRIDIOM stelt de waarden en principes vast die als leidraad moeten dienen voor het gedrag van alle professionals bij de ontwikkeling van hun activiteit.  

Toepassingsgebied van het register 

In de Gedragscode staan de handelscriteria die TRIDIOM in acht moet nemen bij de uitoefening van zijn professionele verantwoordelijkheden. 

Het doel van deze Code is te zorgen voor professioneel, ethisch en verantwoordelijk gedrag binnen TRIDIOM door alle medewerkers bij de uitoefening van activiteiten, als basiselement van de bedrijfscultuur waarop de vorming en de persoonlijke en professionele ontwikkeling van de medewerkers gebaseerd is. Daartoe worden de principes en waarden bepaald die de leidraad zijn voor de relaties van TRIDIOM met zijn belangengroepen (werknemers, klanten, aandeelhouders, zakenpartners, leveranciers en alle andere ondernemingen waardoor het businessmodel wordt ontwikkeld). 

Voor hen, de Code: 

ï bevordert het bewustzijn en de toepassing van de bedrijfscultuur van TRIDIOM, waarbij wordt gestreefd naar de naleving van de mensenrechten en de sociale rechten en op de daadwerkelijke integratie van de hele groep van werknemers in het bedrijf, met respect voor hun diversiteit. 

ï stelt de principes vast omtrent zorgvuldigheid om ongeoorloofd gedrag te voorkomen, op te sporen en uit te roeien, ongeacht de aard ervan, met inbegrip van, onder meer, de analyse van risico’s, de bepaling van verantwoordelijkheden, de opleiding van werknemers en, in voorkomend geval, van rechtstreeks bij de onderneming betrokken derden, en de regeling van procedures, met name voor de melding en onmiddellijke beëindiging van ongeoorloofd gedrag. 

ï houdt rekening met de beginselen van strafrechtelijke aansprakelijkheid van rechtspersonen, die zijn opgenomen in het Spaanse rechtsstelsel waar TRIDIOM aan verbonden is, en voorkomt en verbiedt het bestaan van gedragingen die de aansprakelijkheid van de onderneming kunnen bepalen bij haar wettelijke vertegenwoordigers, beheerders, bestuurders, werknemers of elke andere persoon die aan het gezag van het personeel van TRIDIOM is onderworpen.

ALGEMENE RECHTSBEGINSELEN

De Gedragscode is bindend voor alle werknemers van TRIDIOM, ongeacht de hiërarchische structuur of geografische functionele positie.  De afdelingen die deel uitmaken van TRIDIOM en die zich derhalve moeten houden aan de Gedragscode zijn:

Controle van verspreiding en onderhoud 

In geval van twijfel over de Gedragscode en Aansprakelijkheid dienen de professionals zich te wenden tot hun leidinggevende. Alle professionals zijn verplicht de inhoud van deze Code en de waarden waarop deze is gebaseerd, te erkennen en te begrijpen.

Klachtenkanaal 

TRIDIOM wenst een communicatiekanaal met de directie en overheidsinstanties op te richten dat zal dienen als element om ieder mogelijke onregelmatigheid, niet-naleving of elk gedrag in strijd met de ethiek, wettelijkheid en de normen die in de Gedragscode en Aansprakelijkheid zijn vastgelegd, te melden. De klacht moet worden ingediend via een e-mail naar ana@tridiom.com volgens de instructies. 

De werking en de voorwaarden van het Klachtenkanaal worden verderop uitgewerkt. 

Onderzoek naar wangedrag 

Alle meldingen van vermoedelijke overtredingen van onze Gedragscode of van de wet zullen onmiddellijk worden onderzocht. Het Auditcomité zal een onderzoeksprocedure starten om vermoedelijke schendingen van de Gedragcode te bestuderen, waarbij de vertrouwelijkheid van de betrokken personen wordt gewaarborgd.

Alle door TRIDIOM ontwikkelde gedragingen zijn gebaseerd op een respectvolle, professionele, eerlijke en integere houding tegenover alle professionals. 

De belangrijkste voorwaarden die onze gedragingen moeten bepalen zijn:

De mensen- en arbeidsrechten in acht nemen 

TRIDIOM verklaart de mensenrechten in acht te nemen, met bijzondere aandacht voor de naleving van de bepalingen omtrent kinder- en dwangarbeid.

De wet naleven  

De professionals van TRIDIOM houden zich strikt aan de geldende wetgeving op de plaats waar zij hun werk uitoefenen.

Bescherming van het milieu 

TRIDIOM voert zijn werk uit met respect voor het milieu, door te allen tijden de geldende milieuregelgeving na te leven en de impact van het werk en de productie van afval tot een minimum te beperken, alsook door in alle vestigingen energie en water te besparen.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is onlosmakelijk verbonden met het bedrijfsmodel. Met deze vorm van ondernemen wordt bedoeld dat er rekening wordt gehouden met het milieu wanneer werk wordt uitgevoerd en is ten voordele van alle belangengroepen.  

TRIDIOM stelt te allen tijde de impact op het milieu tot een minimum te beperken.

Veiligheid en gezondheid 

TRIDIOM bevordert de gezondheid en de veiligheid op het werk door de werknemers hierover te informeren en bewust te maken, zodat zij zich verantwoordelijk gedragen en de nodige preventieve maatregelen nemen om de arbeidsrisico’s tot een minimum te beperken.

Evenwicht tussen werk en privéleven 

TRIDIOM respecteert het privéleven van zijn werknemers en organiseert programma’s die een perfect evenwicht tussen het privéleven en de verantwoordelijkheden op het werk mogelijk maken.

Geen discriminatie 

TRIDIOM vermijdt iedere vorm van discriminatie op grond van leeftijd, ras, geslacht, levensbeschouwing, religie, nationaliteit, sociale achtergrond, seksuele oriëntatie, politieke opvattingen of iedere andere persoonlijke, fysieke of sociale aard van de werknemers. TRIDIOM bevordert met name de gelijke behandeling van mannen en vrouwen ten aanzien van de toegang tot werk, opleidingen, de promotie van professionals en de arbeidsvoorwaarden. 

Evenzo keurt TRIDIOM iedere vorm van intimidatie, geweld en fysiek, seksueel, psychologisch en moreel misbruik, of iedere andere vorm van misbruik van gezag af.

Gegevensbescherming 

TRIDIOM respecteert het recht op privacy van werknemers, in het bijzonder met betrekking tot persoonlijke, medische en financiële gegevens.

TRIDIOM garandeert de persoonsgegevens van werknemers niet met derden te delen, tenzij met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen en tenzij met wettelijke verplichting. 

De medewerkers van TRIDIOM die toegang hebben tot de persoonsgegevens van andere werknemers zijn verplicht de vertrouwelijkheid van deze informatie te respecteren. 

De informatie waarmee wordt gewerkt, waaronder knowhow, intellectuele en industriële eigendom en ander immateriële eigendom van TRIDIOM of derden, moet vertrouwelijk blijven.

Selectie en vorming 

TRIDIOM hanteert een selectieprogramma dat uitsluitend gericht is op de academische, persoonlijke en professionele verdiensten van de kandidaten en de specifieke behoeften van TRIDIOM. 

Dit programma respecteert de gelijke kansen van alle betrokken. Bevordert de vorming van de werknemers naar gelang hun rol en verantwoordelijkheid. 

De opleidingsprogramma’s bevorderen gelijke kansen en de ontwikkeling van een professionele loopbaan die bijdraagt aan de verwezenlijking van de doelstellingen van TRIDIOM. 

Leveranciers 

Bij de selectie van leveranciers worden criteria gehanteerd zoals objectiviteit, onpartijdigheid, transparantie, loyaliteit en wederzijdse samenwerking, waarbij belangenconflicten of vriendjespolitiek worden vermeden. 

Alle leveranciers moeten op de hoogte zijn van onze Gedragscode om zaken met ons te kunnen doen.  Onze leveranciers bestaan uit iedere derde partij zoals: adviseurs, aannemers, dienstverleners, etc. 

Indien u verantwoordelijk bent voor de selectie van een leverancier, moet u uw beslissing baseren op verdiensten, kwaliteit van de dienstverlening, concurrentievermogen en reputatie.

Klanten 

TRIDIOM zoekt altijd naar de beste manier om de klant tevreden te stellen over onze producten en diensten, mede door op de lange termijn een wederzijds gunstige en stabiele relatie te stimuleren.  

Integriteit op de markt vereist dat wij allemaal onze klanten ethisch, eerlijk en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten behandelen. In de omgang met onze klanten, moet(en) te allen tijde:

  • naar winstgevendheid worden gestreefd voor uw bedrijf aan de hand van onze diensten, onze klantenservice en onze concurrerende prijzen. 
  • onze producten en diensten op een eerlijke en directe manier worden aangeboden. 
  • oneerlijke en frauduleuze handelspraktijken worden vermeden. 
  • onze verkoopstrategie worden aangekondigd.  
  • beloftes worden waargemaakt.

Controle internationale handel 

Als wereldspeler levert TRIDIOM goederen, diensten en technologie buiten de Spaanse grenzen. Onze handelstransacties worden meermaals gecontroleerd en komen aan de hand van handelswetten inzake import en export tot stand. 

Als u bent betrokken bij een internationale handelstransactie van goederen of diensten namens ons bedrijf of namens onze klanten, dient u de handelswetten en regelgeving na te leven, ongeacht waar u zich bevindt.

Bestrijden van corruptie en omkoping 

In het algemeen wordt onder “corruptie” verstaan dat iemand op een onrechtmatige of onwettige manier persoonlijk voordeel of zakelijk voordeel verkrijgt of probeert te verkrijgen. 

Bij omkoping wordt enige vorm van schenking, uitnodiging, voordeel, winst en/of een waardevol iets aan een politicus, ambtenaar, werknemer van de overheid, particulier of rechtspersoon beloofd of aangeboden om hier op zakelijk gebied vruchten van te plukken. 

Het is ten strengste verboden smeergeld te betalen en/of aan te nemen of mee te doen aan corruptie van welke aard dan ook. 

Omkoping betreft niet alleen betalingen in contanten, maar ook:

  • Cadeau’s of geschenken. 
  • Uitnodigingen voor alle soorten evenementen en reizen. 
  • Leningen of kredieten. 
  • Alle vormen van een persoonlijke gunst. 
  • Vergoedingen van evenementen en/of reiskosten. 
  • Bijdragen of donaties aan politieke partijen of non-profitorganisaties
  • Elke vorm van voordeel voor een familielid van een bepaald persoon met als doel die persoon te beïnvloeden. 

Door corrupte activiteiten wordt niet alleen deze Code geschonden, maar kunnen ook het burger- en strafrecht van verschillende landen waar TRIDIOM actief is ernstig worden geschonden. 

Deze verbodsbepalingen zijn van toepassing op alle plaatsen waar TRIDIOM actief is, ongeacht de verschillende plaatselijke wetgeving. 

Desalniettemin het bovengenoemde, zijn geschenken of gunsten toegestaan als zij aan de volgende eisen voldoen: 

  • Toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving van ieder land. 
  • Niet in strijd met de ethische waarden en transparantie van TRIDIOM.  
  • Gegeven of ontvangen als blijk van algemeen aanvaarde sociale waarderingen of zakelijke handelingen en bestaan uit voorwerpen of gunsten die, in hun geheel, niet worden beschouwd als symbolisch of economisch waardevol.

Indien u op de hoogte bent van enige vorm van corruptie of omkoping, meld dit dan.

Concurrentie 

TRIDIOM concurreert op eerlijke wijze en leeft alle toepasselijke wetten inzake concurrentie wereldwijd na. Werknemers die informatie over onze concurrenten verzamelen, delen en gebruiken, mogen dit alleen doen op een wettige en ethische manier. 

Concurreer altijd met integriteit en houdt u aan de concurrentie- en mededingingswetgeving. 

In de omgang met onze concurrenten mag u nooit een formele of informele, schriftelijke of mondelinge overeenkomst aangaan om prijzen of andere verkoopvoorwaarden vast te stellen, een bod te doen, klanten, verkoopgebieden of productlijnen toe te kennen, of u in te laten met enige andere activiteit die in strijd is met de toepasselijke concurrentie- en mededingingswetgeving. 

Overtreding van de concurrentie- of mededingingswetgeving kan leiden tot zware juridische sancties voor het bedrijf en strafrechtelijke vervolging van de betrokken personen.

Belangenconflicten  

Bij de uitvoering van elke werkzaamheid moet u activiteiten vermijden die leiden tot een conflict tussen uw persoonlijke belangen (of die van een lid van uw familie) en de belangen van het bedrijf. 

Belangenconflicten kunnen ontstaan wanneer u of een familielid een persoonlijk of financieel voordeel ontvangt (of een financieel belang heeft) of werkt voor leveranciers, klanten, concurrenten of bedrijven die zaken met ons willen doen. 

Als u op enig moment tijdens uw dienstverband denkt dat u een feitelijk of potentieel belangenconflict hebt, bent u verplicht ons onmiddellijk op de hoogte te stellen van dit conflict. 

Houd er rekening mee dat een belangenconflict hebben niet per se een overtreding van de Code is, maar het niet bekendmaken ervan wel.

Bedrijfsmiddelen 

U bent verplicht om de middelen van TRIDIOM te beschermen. 

TRIDIOM gaat ervan uit dat u de bedrijfsmiddelen op een eerlijke en efficiënte manier gebruikt. 

Onder de middelen vallen goederen, apparatuur, leveringen, benodigdheden, machines, voorraad, grondstoffen, voltooide producten, voertuigen en de goodwill van het bedrijf.  Hieronder vallen ook immateriële activa, vertrouwelijke informatie, intellectuele eigendom en informatiesystemen. 

Bedrijfsmiddelen moeten alleen worden gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden en moeten worden beschermd tegen diefstal, verlies, beschadiging of onrechtmatigheden. De verplichting om de goodwill van het bedrijf te beschermen is vooral belangrijk als u bevoegd bent om uitgaven te doen of goedkeuring te geven en om het budget te beheren.

Fraude 

Fraude plegen houdt in dat er onrechtmatig gebruik wordt gemaakt van de bedrijfsmiddelen wanneer opzettelijk informatie wordt verzwegen, gewijzigd, vervalst of weggelaten in diens voordeel of dat van een ander. 

Fraude wordt gepleegd wanneer de mogelijkheid bestaat om iets van waarde te verkrijgen (zoals prestatiebeoordelingen of betalingen) of om negatieve gevolgen te ontlopen (zoals discipline).

Vertrouwelijke informatie 

Vertrouwelijke informatie van TRIDIOM, klanten, leveranciers, zakenpartners en derden die vertrouwelijke informatie hebben over concurrentie en exclusieve eigendommen, mag niet worden bekendgemaakt. U moet ervan uitgaan dat bedrijfsinformatie vertrouwelijk en concurrentiegevoelig is, tenzij het duidelijk is dat TRIDIOM dergelijke informatie openbaar heeft gemaakt.

Disciplinaire maatregelen 

Als onze Code wordt geschonden, zal het bedrijf disciplinaire maatregelen nemen conform het sanctiesysteem dat op elk moment van kracht is. 

De Directie van TRIDIOM zal toezien op de naleving van deze Code en van de manier van handelen moet ook een model zijn dat als voorbeeld dient voor alle medewerkers.

TRIDIOM wenst een communicatiekanaal met de directie en overheidsinstanties op te richten dat zal dienen als element om ieder mogelijke onregelmatigheid, niet-naleving of elk gedrag in strijd met de ethiek, wettelijkheid en de normen die in de Gedragscode en Aansprakelijkheid zijn vastgelegd, te melden.

PROCEDURE

De klacht moet worden ingediend via een e-mail naar: ana@tridiom.com. Zij is het aanspreekpunt van het Auditcomité. De in de klacht op te nemen gegevens omvatten ten minste het volgende:

Gegevens van de klachtindiener 

Naam en achternaam. 

Telefoon. Adres. 

E-mailadres

Soort klacht: 

Voorvallen met betrekking tot leveranciers. 

Wanprestaties van marktprocedures met betrekking tot de selectie van leveranciers. 

Onrechtmatige toe-eigening en gebruik van middelen. 

Frauduleuze toe-eigening van bedrijfseigendommen voor eigen gebruik of met het oogmerk winst te maken. Boekhoudkundige betrekkingen. 

De registratie van zakelijke en financiële transacties op een wijze die in strijd is met de algemeen aanvaarde boekhoudkundige praktijken. Werkgerelateerde klachten en klachten omtrent risicopreventie. 

Belangenconflicten. 

Vervalsing van documenten. 

Wijziging van contracten, verslagen of documenten voor eigen belang of met het doel schade toe te brengen aan TRIDIOM. 

Handelen met voorkennis. 

Overtreding of schending van de wettelijke voorschriften. 

Ongeoorloofd gebruik van gegevens van het bedrijf, klanten of leveranciers.  

Anders

Transactieregister 

Alle door het bedrijf verrichte transacties van economische aard moeten duidelijk en nauwkeurig worden vastgelegd in een passende boekhouding die een getrouw beeld geeft van de verrichte transacties en beschikbaar wordt gesteld voor interne en externe accountants. 

De werknemers van TRIDIOM voegen de financiële informatie op volledige, duidelijke en nauwkeurige wijze toe aan de systemen van het bedrijf, zodat deze op de overeenkomstige datum hun rechten en plichten overeenkomstig met de toepasselijke regelgeving weerspiegelen. TRIDIOM stemt ermee in een adequaat intern controlesysteem in te voeren en te handhaven voor de verwerking van de financiële gegevens met als doel deze regelmatig te controleren. 

Ethiek omtrent de financiële gegevens. 

TRIDIOM en zijn werknemers verklaren volledige, eerlijke, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke informatie te verstrekken in openbare verslagen en andere mededelingen van het bedrijf, en op vrijwillig basis de vereisten van de Transparantiewetgeving na te leven. 

Registers en andere documenten moeten conform de wettelijke regelgeving en contractuele vereisten worden bijgehouden. Het is verboden voor werknemers gegevens te wijzigen of te vernietigen, behalve wanneer dit vanuit het beleid of via de richtlijnen van TRIDIOM is toegestaan. TRIDIOM verbiedt ook elke werknemer om de onafhankelijke accountants bij te staan of aan te moedigen bij de vernietiging van de accountantsonderzoeken van het bedrijf. 

De financiële gegevens moeten beschikbaar zijn voor inspectie door het management en de accountants. 

TRIDIOM moet alle door werknemers, externe accountants of derden vastgestelde gebreken in de interne controle aanpakken en verhelpen. 

Handelen met voorkennis

De werknemers mogen geen voorkennis die zij in het kader van hun dienstverband bij TRIDIOM hebben bemachtigd, voor eigen financieel belang gebruiken of aan derden bekendmaken.

De huidige wetgeving voorziet in geldboetes en gevangenisstraffen voor het plegen van bovengenoemde overtredingen. Bovendien kunnen deze overtredingen reden zijn voor ontslag indien terecht. 

Deze verbodsbepalingen gelden voor alle bestuurders, leidinggevenden en werknemers op alle niveaus, met inbegrip van het hoger management en directeuren, zowel intern als extern

Nalevingscomité

Om ervoor te zorgen dat deze Code wordt nageleefd, is er een Nalevingscomité bestaande uit de directie 

Het Nalevingscomité kan op eigen initiatief of op verzoek van werknemers, leveranciers of derden die direct, zakelijk of op professioneel vlak verbonden zijn aan TRIDIOM, optreden door middel van een te goeder trouw ingediende klacht. Daartoe kunnen mededelingen betreffende deze Code, ongeacht of dit klachten over wanprestaties dan wel vragen over de opvatting en toepassing ervan betreft, via het aangegeven ethische kanaal aan het bedrijf worden doorgegeven. 

Het Nalevingscomité valt structuurgewijs onder de Raad van Bestuur en heeft de volgende basisfuncties:

  • Toezicht op de naleving van de Code en de interne verspreiding ervan bij het personeel van TRIDIOM. 
  • Ontvangst van alle soorten documenten met betrekking tot toepassing van de Code en doorverwijzing, indien nodig, naar de bedrijfsafdeling die verantwoordelijk is voor de behandeling en oplossing ervan. 
  • Controle van en toezicht op de behandeling van dossiers en de besluiten erover. 
  • Interpretatie van twijfels die door gebruik van de Code zijn ontstaan. 
  • Voorstellen van verduidelijking en uitvoeringsbepalingen voor het gebruik van de Code. 
  • Toezicht op het ethische kanaal en op de naleving van de betreffende procedures.

Bij de uitoefening van de taken verzekert het Nalevingscomité:

  • De identiteit van de klachtindiener geheim te houden, tenzij de wet of een gerechtelijk bevel de informatie vereist te verstrekken. 
  • Te instrueren over aangepaste procedures betreffende de zaak, waarbij altijd onafhankelijk wordt opgetreden, waarbij respectvol het recht van de betrokkene wordt gehoord en waarbij de betrokkenen onschuldig worden geacht.  
  • Tevredenstellen van klachtindieners wegens het te goeder trouw indienen van verzoeken of klachten. Het Nalevingscomité beschikt over de nodige middelen om de toepassing van deze Code te waarborgen.